Что надо знать при выборе свадебной площадки? (Глава из книги Наталии Ортиз «Тайм-менеджмент для свадебного организатора»)

ОСМОТР ПЛОЩАДОК

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать – это золотое правило свадебного организатора, когда дело касается выбора площадки. Свадьба – не то событие, при подготовке которого можно допустить промах. А ваша задача – предложить своим клиентам лучшее из того, что соответствует их ожиданиям, и вписаться в предоставленный ими бюджет.

Неправильно выбранное место, которое не соответствует ожиданиям молодоженов, способно испортить самый важный день их жизни! Кроме морального аспекта, будьте уверены, это разочарование обязательно скажется на вашем заработке и репутации. Поэтому ни в коем случае нельзя полагаться на рекламу или чужое мнение – только увидев все своими глазами, вы сможете составить правильное представление о месте. И только после этого рекомендовать его своим клиентам.

Создать адекватное впечатление по фото или даже видео, выложенным хозяином площадки, тоже не получится – не забывайте, это реклама. Вполне логично предположить, что в видоискатель фотоаппарата или глазок видеокамеры попадут только выигрышные ракурсы и пейзажи, а все недочеты будут тщательно скрыты. Хозяину площадки нужно продать, поэтому вполне естественно, что он готов приукрасить действительность.

Будет очень неприятно, если вдруг в отеле с видом на море, вид на море открывается только с 5 этажа, а с балкона второго этажа, где будет проходить ваше торжество, видно только кусок стены близлежащего строения и ветки дерева.

Не забывайте — в последний момент у вас не будет возможности поменять площадку и достойно оформить ее. Лучше потратить время заранее, чем потом носиться сломя голову в поисках решения кризиса, в который сами же себя и загнали. Не готовьте себе и своим клиентам ненужных разочарований и проблем – осматривайте все площадки лично и делайте это самым внимательным и придирчивым образом!

Обращайте внимание на все мелочи! Используйте все свои органы чувств! Приехав в отель, вы видите, что интерьер идеален, кухня прекрасна, а персонал безупречно вежлив, но зато в холле прекрасно слышно, о чем беседуют постояльцы в номерах? Отметьте тот факт, что клиентам, заботящимся о тишине, покое и/или конфиденциальности, это место не подойдет.

Посещая площадки, обязательно возите с собой фотоаппарат! Сфотографируйте все максимально подробно, с разных ракурсов и сторон. Во-первых, это избавит вас от необходимости держать все в памяти, а во-вторых, вы сможете дать своим клиентам наглядное представление о месте. Это, кстати, будет и дополнительный репутационный бонус: фото, сделанные специально, клиент однозначно воспримет как дополнительное свидетельство вашего внимания к нему, а также вашей компетентности и профессионализма.

Площадки желательно осматривать именно в то время года, когда вы планируете свадьбу. Так вы сможете оценить сезонные особенности места, точнее оценить трансфер, погоду, температурный режим, естественное освещение и т.д.

Уровень сервиса в заведении оценивается несложно: если позволяет время и финансы, то вы можете просто стать клиентам отеля или ресторана. Если такой возможности нет – просто будьте внимательны, въедливы и придирчивы, вы не можете поступиться своими высокими стандартами! Заглядывайте под кровати – в некоторых отелях там можно найти густую пушистую пыль, которая свидетельствует о плохой уборке, а в некоторых – идеальную чистоту и записку от менеджера «Я тут уже проверил. Отдыхайте спокойно» — это высший пилотаж сервиса! Загляните во все уголки на кухне, при необходимости, осмотрите оборудование, проверьте акустику банкетного зала. Оцените не только красоту, комфорт, чистоту, уровень сервиса, кухню и т.д., но и уровень безопасности заведения.

Все время ищите новые интересные места, где можно провести красивую и оригинальную свадьбу. Стоит вам только начать поиск, окажется, что шикарные свадьбы можно устраивать в самых неожиданных местах, причем они будут не обязательно дорогими. Роскошные видовые площадки, не тронутые туристами, симпатичные небольшие отельчики, затерянные в живописной местности, исторические здания, даже в полузаброшенном состоянии полны потенциала, романтизма и привлекательности. Ваша задача – увидеть все это и придумать, как можно использовать наилучшим образом. Естественно, не забывайте об удобствах – экзотика хороша только до определенной степени. Оцените все плюсы и минусы обнаруженного вами «сокровища» и, в случае положительного решения или интересных находок в использовании, смело рекомендуйте обнаруженное необыкновенное место вашим клиентам – такие сюрпризы не забываются! А уж ваши клиенты обязательно разрекламируют среди своих знакомых вашу креативность и уникальность!

С точки зрения времени, осмотр площадок, безусловно, является очень затратным мероприятием. Поэтому ваше планирование должно быть особенно четким.

Прежде всего, подготовьте список объектов, которые бы вы хотели посетить. По каждому из них напишите перечень всего, на что бы вы хотели обратить внимание, и составьте список вопросов, которые у вас возникли при просмотре рекламных материалов, сайта и т.д. Если схема «одна поездка – один объект» вас не устраивает, но вы можете выбрать специальный день и посетить несколько площадок, расположенных неподалеку друг от друга. Вполне возможно, что это сэкономит ваше время. Но не забывайте подготовить списки вопросов и требований по каждому из объектов – это позволит вам ничего не забыть, не перепутать и сохранять концентрацию. Пользуйтесь общим списком вопросов и параметров исследования, а к каждой площадке прибавьте, какие еще конкретные индивидуальные особенности вы хотели бы уточнить.

Ваш список должен включать в себя следующие вопросы.

1. Въезд и парковка. Сможет ли свадебное авто подъехать непосредственно к нужному входу? А лимузин? А автобус с гостями? Можно ли будет удобно подвезти и выгрузить необходимое оборудование? Сколько машин вмещает парковка, как далеко от места проведения свадьбы она расположена? Ведь гостям должно быть удобно.

2. Наличие дополнительных входов и подъездов, не обозначенных на плане.

3. Наличие лестниц, лифтов, эскалаторов – если это людное место или свадьба с многочисленными гостями, вы не можете, чтобы ваши гости попали в толкотню и заторы.

4. Если есть какие-либо ограничения, законы либо подзаконные акты, которые должны соблюдаться в отношении данного места и находящегося в нем имущества. Например, использование исторических зданий налагает многие ограничения, о которых вы должны знать заранее. Представьте реакцию молодых, если окажется, что на вилле, где будет проходить свадьба, нельзя фотографировать!

5. Окружение площадки – важный момент. Удобство, эстетичность, а также возможность использовать в своих целях окружающие ландшафты и строения. Например, вы нашли ресторан, идеально подходящий для банкета, а невдалеке расположен красивый парк, в котором можно устроить роскошную регистрацию, как раз как хотели молодые. Очень удобно, т.к. не нужно далеко ехать

6. Услуги для гостей и их уровень.

7. Размещение ваших сотрудников, участников шоу-программы и т.д.

8. Приемлемая форма оплаты (в т.ч. для гостей).

9. Удобная планировка и площадь интерьеров, которые вы будете использовать. Это можно посмотреть заранее на сайте, отметить необходимое и на месте происнпектировать уже целенаправленно.

10. Общее состояние отеля, конференц-залов, номеров. Проверьте наличие выступающих архитектурных элементов, больших висячих люстр, колонн и всего, что может затруднять обзор, видеосъемку или нарушить сценарий мероприятия. Отметьте на плане места, где может возникнуть проблема с обзорностью.

11. Узнайте, возможность доработки и/или перепланировки выбранного интерьера.

12. Важно знать, насколько открытым и доступным является место.

13. Выбранное вами место может обладать какими-либо дополнительными возможностями и достоинствами, о которых не было упомянуто ранее. Раздвижные стены или крыша, выход на балкон и т.д. Это обязательно нужно уточнить, т.к. персонал площадки может забыть сообщить вам об этом, т.к. считает этот факт общеизвестным или воспринимает как должное.

14. Наличие и состояние ремонта.

15. Наличие достаточного освещения.

16. Двери: позволяют ли их размеры внести-вынести габаритное оборудование. Наличие грузового лифта.

17. Качество уборки.

18. Дружелюбность, внимательность, вышколенность и профессионализм персонала.

19. Взаимодействие высшего звена менеджеров с персоналом и клиентами.

20. Возможности задержек с питанием, обслуживанием, перемещением.

21. Может ли отель создать необходимое меню, соответствующее вашим требованиям к качеству и имеющемуся бюджету. Какие продукты и напитки имеются в наличии, а что отсутствует.

22. Гарантии относительно цены (аренда зала, номера, продукты питания и напитки). Наличие пред- и послеоплаты. Чаевые.

23. Наличие сейфа для хранения ценностей.

24. Безопасность. Охрана заведения. Пожарная, электро- и т.д. безопасность, наличие планов эвакуации. Безопасность продуктов и блюд.

25. Дополнительные услуги банкетного и/или конференц-зала.

26. Возможность работы с собственными поставщиками или же в данном заведении можно работать только с определенным кругом поставщиков.

27. Дополнительные расходы. Проверьте, имеется ли необходимый вам инвентарь, чтобы не пришлось приобретать его в последний момент. В отеле может не оказаться подходящих бокалов, столовых приборов и т.д., и их придется заказывать дополнительно, а это – время и ненужные расходы.

28. Вспомните ваши предыдущие недочеты и убедитесь, что вы не повторите предыдущие ошибки.

29. Убедитесь, что у вы не забыли поблагодарить персонал и руководство площадки за гостеприимство и содействие во время вашего посещения. Проверьте, получили ли вы ответы на все интересующие вас вопросы, и если нет, задайте их еще раз.

30. Обязательно решите для себя и сообщите, собираетесь ли вы пользоваться услугами площадки в ближайшее время или рассчитываете на перспективу.

Читать далее.

Комментарии: